KLAUZULA INFORMACYJNA / POLITYKA PRYWATNOŚCI KANDYDATÓW
(for English version scroll below)
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
Optiveum sp. z o.o.
ul. Tomasza Zana 43 lok. 2.1
20-601 Lublin, Polska
KRS: 0000834436
NIP: 7010975729
Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych: privacy@optiveum.com
Optiveum nie wyznaczyło inspektora ochrony danych.
W dalszej części dokumentu Optiveum sp. z o.o. określana jest jako „Optiveum” lub „Administrator”.
2. Jakie dane przetwarzamy?
W związku z procesami rekrutacyjnymi i projektami realizowanymi przez Optiveum możemy przetwarzać w szczególności:
• imię i nazwisko;
• dane kontaktowe, w tym adres e-mail i numer telefonu;
• informacje zawarte w CV, profilu zawodowym lub formularzu aplikacyjnym;
• informacje dotyczące doświadczenia zawodowego, wykształcenia, kompetencji, kwalifikacji i certyfikatów;
• informacje dotyczące dostępności, oczekiwań finansowych, preferowanego modelu współpracy oraz lokalizacji;
• informacje przekazane podczas rozmów rekrutacyjnych i korespondencji;
• linki do profili zawodowych, portfolio lub repozytoriów udostępnione przez Kandydata;
• informacje związane z konkretnym procesem rekrutacyjnym lub projektem.
Prosimy o nieprzekazywanie w CV lub innych dokumentach szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak informacje dotyczące zdrowia, pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych, przynależności związkowej lub życia seksualnego. Jeżeli Kandydat z własnej inicjatywy przekaże takie dane, będą one przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne w danym procesie, na podstawie wyraźnej zgody Kandydata (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), a w przypadku rekrutacji prowadzonej na rzecz klienta na stanowisko oparte na umowie o pracę – zgodnie z art. 22¹ᵇ Kodeksu pracy. W pozostałych przypadkach dane te są niezwłocznie usuwane.
Optiveum nie zbiera informacji o wysokości wynagrodzenia otrzymywanego przez Kandydata w poprzednich miejscach pracy.
Optiveum nie przetwarza danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych (art. 10 RODO), chyba że obowiązek lub uprawnienie do ich uzyskania wynika z przepisu prawa. Jeżeli klient lub dostawca MSP/VMS wymaga od Kandydata takich dokumentów (np. zaświadczenia o niekaralności), Kandydat przekazuje je bezpośrednio temu podmiotowi.
Skąd pozyskujemy dane?
Dane pozyskujemy bezpośrednio od Kandydata. W toku procesu możemy również otrzymywać od klienta lub dostawcy MSP/VMS informacje zwrotne dotyczące kandydatury (np. wynik rozmowy z klientem).
3. W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane?
Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:
a) Prowadzenie konkretnego procesu rekrutacyjnego lub kwalifikacji do projektu
Obejmuje to kontakt z Kandydatem, analizę doświadczenia i kwalifikacji, rozmowy rekrutacyjne, ocenę dopasowania do stanowiska lub projektu oraz organizację dalszych etapów procesu.
Podstawą przetwarzania jest:
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie Kandydata przed zawarciem umowy – w przypadku Kandydatów, którzy sami złożyli aplikację lub zgłosili się do Optiveum;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Optiveum polegający na prowadzeniu działalności rekrutacyjnej i konsultingowej oraz dopasowywaniu Kandydatów do projektów – w przypadku Kandydatów, z którymi Optiveum nawiązało kontakt z własnej inicjatywy;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda Kandydata – w zakresie danych przekazanych przez Kandydata z własnej inicjatywy, wykraczających poza zakres niezbędny do oceny kandydatury (w przypadku rekrutacji prowadzonej na rzecz klienta na stanowisko oparte na umowie o pracę – art. 22¹ᵃ Kodeksu pracy);
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy – w zakresie danych, których podania może wymagać pracodawca (klient) w rekrutacji na stanowisko oparte na umowie o pracę.
b) Przedstawienie kandydatury klientowi, partnerowi rekrutacyjnemu, dostawcy MSP/VMS lub klientowi końcowemu
Jeżeli Kandydat wyrazi zgodę na udział w określonym procesie, Optiveum może przekazać jego CV oraz inne uzgodnione dane rekrutacyjne:
• klientowi Optiveum;
• podmiotowi pośredniczącemu w procesie, w tym dostawcy usług MSP, VMS lub platformy zarządzającej dostawcami i kandydatami;
• klientowi końcowemu, dla którego realizowany jest dany projekt lub rekrutacja.
Podstawą przekazania danych jest zgoda Kandydata – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Przed wyrażeniem zgody Kandydat zostanie poinformowany, do jakiego podmiotu (w tym za pośrednictwem jakiej platformy lub dostawcy MSP/VMS), w jakim państwie oraz w ramach jakiego procesu jego kandydatura będzie przedstawiona. Bez zgody Kandydata Optiveum nie przekazuje jego danych żadnemu z ww. podmiotów. Wycofanie zgody nie wpływa na przekazanie dokonane przed jej wycofaniem; odbiorca, który otrzymał dane jako niezależny administrator, przetwarza je na zasadach określonych w swojej polityce prywatności.
c) Udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych
Jeżeli Kandydat wyrazi zgodę na pozostawienie danych w bazie Optiveum, możemy kontaktować się z nim w przyszłości w sprawie innych ofert pracy, projektów B2B lub możliwości współpracy odpowiadających jego profilowi zawodowemu.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda Kandydata.
Zgoda obejmuje kontakt w sprawie przyszłych ofert za pośrednictwem kanałów komunikacji wskazanych przez Kandydata (telefon, e-mail, SMS, komunikatory). Zgodę można wycofać w każdym czasie.
d) Komunikacja i organizacja procesu
Możemy kontaktować się z Kandydatem za pomocą telefonu, poczty elektronicznej, wiadomości SMS, komunikatorów oraz poprzez systemy rekrutacyjne.
Podstawą przetwarzania jest podstawa właściwa dla celu, w związku, z którym następuje kontakt (pkt a)–c) powyżej).
e) Dochodzenie roszczeń i ochrona praw Optiveum
Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora.
f) Wypełnianie obowiązków prawnych
Jeżeli obowiązek przetwarzania określonych danych wynika z przepisów prawa, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4. Komu możemy przekazywać dane?
W zależności od konkretnego procesu odbiorcami danych mogą być:
• klienci i potencjalni klienci Optiveum;
• przedsiębiorstwa, dla których poszukiwani są pracownicy, konsultanci lub kontraktorzy;
• dostawcy usług Managed Service Provider (MSP);
• operatorzy systemów Vendor Management System (VMS);
• firmy rekrutacyjne, pośrednicy oraz partnerzy biznesowi uczestniczący w danym procesie;
• klienci końcowi, dla których świadczone mają być usługi;
• dostawcy systemów ATS, w tym systemów wspierających proces rekrutacji;
• dostawcy usług hostingowych, chmurowych, poczty elektronicznej, komunikacji oraz innych usług IT;
• kancelarie prawne, księgowi, audytorzy lub inni profesjonalni doradcy, jeśli jest to niezbędne.
W zależności od charakteru współpracy odbiorca może działać:
• jako podmiot przetwarzający dane w imieniu Optiveum, albo
• jako niezależny administrator danych, który samodzielnie określa cele i sposoby dalszego przetwarzania danych.
W szczególności klient Optiveum, dostawca MSP/VMS lub klient końcowy może po otrzymaniu kandydatury przetwarzać dane jako niezależny administrator zgodnie z własną polityką prywatności i obowiązującymi przepisami prawa.
Na żądanie Kandydata Optiveum wskaże konkretnych odbiorców, którym przekazano jego dane.
Udział Optiveum jako poddostawcy
W części projektów Optiveum działa jako poddostawca innego dostawcy usług, dostawcy MSP lub operatora platformy VMS, który pośredniczy między Optiveum a klientem końcowym. W takim przypadku – po uzyskaniu zgody Kandydata – Optiveum zamieszcza kandydaturę na platformie lub w systemie tego podmiotu, który udostępnia ją klientowi końcowemu. Przed przekazaniem danych Kandydat zostanie poinformowany, za pośrednictwem jakiego podmiotu jego kandydatura zostanie przedstawiona.
Operator platformy oraz klient końcowy przetwarzają dane Kandydata jako odrębni administratorzy, na zasadach określonych w swoich politykach prywatności, do których odesłanie Kandydat otrzyma wraz z prośbą o zgodę (pkt 11), w tym mogą stosować własne narzędzia wspierające dopasowanie lub ocenę kandydatów.
W przypadku sprostowania lub usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania lub wycofania zgody Optiveum poinformuje o tym odbiorców, którym przekazało dane, chyba że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku (art. 19 RODO).
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Optiveum współpracuje z klientami i partnerami zarówno w Europejskim Obszarze Gospodarczym, jak i poza nim.
W przypadku gdy konkretna możliwość zawodowa wymaga przekazania danych do państwa spoza EOG, Optiveum zapewni, aby przekazanie odbywało się zgodnie z przepisami rozdziału V RODO.
Przekazanie danych poza EOG może nastąpić w szczególności, gdy:
• Kandydat zgłasza się do projektu realizowanego dla klienta mającego siedzibę poza EOG;
• operator platformy MSP/VMS lub systemu ATS przechowuje dane lub zapewnia wsparcie techniczne z państwa spoza EOG;
• dostawcy usług IT lub narzędzi AI wykorzystywanych przez Optiveum przetwarzają dane poza EOG (w tym poprzez zdalny dostęp).
W zależności od państwa i odbiorcy może to obejmować w szczególności:
• decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony;
• standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską;
• certyfikację odbiorcy w ramach ram ochrony danych UE–USA (EU-US Data Privacy Framework) – w przypadku odbiorców w USA;
• inne mechanizmy przewidziane w RODO.
W przypadku braku decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony oraz odpowiednich zabezpieczeń przekazanie danych do klienta spoza EOG może nastąpić wyłącznie w sytuacjach wyjątkowych, w szczególności na podstawie wyraźnej zgody Kandydata, wyrażonej po poinformowaniu go o możliwym ryzyku związanym z brakiem odpowiedniego stopnia ochrony (art. 49 ust. 1 lit. a RODO), lub gdy przekazanie jest niezbędne do podjęcia na żądanie Kandydata działań przed zawarciem umowy (art. 49 ust. 1 lit. b RODO).
O zamiarze przekazania danych do państwa spoza EOG Kandydat zostanie poinformowany przed przekazaniem, ze wskazaniem państwa, odbiorcy oraz stosowanego mechanizmu. Kopię stosowanych zabezpieczeń Kandydat może uzyskać, kontaktując się z Optiveum na adres wskazany w pkt 1.
Jeżeli odbiorca jest niezależnym administratorem danych, może również dokonywać dalszych transferów danych zgodnie z własnymi obowiązkami wynikającymi z RODO i swoją polityką prywatności.
6. Jak długo przechowujemy dane?
Dane dotyczące konkretnego procesu rekrutacyjnego są przechowywane przez czas niezbędny do przeprowadzenia tego procesu, a następnie przez okres 12 miesięcy od jego zakończenia w celu ochrony przed ewentualnymi roszczeniami, a w razie zgłoszenia roszczenia – do czasu jego ostatecznego rozstrzygnięcia.
Jeżeli Kandydat wyraził zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych, dane mogą być przechowywane w bazie Kandydatów Optiveum przez okres do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu z Kandydatem (tj. od ostatniej korespondencji, rozmowy lub udziału Kandydata w procesie rekrutacyjnym), chyba że:
• Kandydat wcześniej wycofa zgodę;
• Kandydat ponownie potwierdzi zgodę na dalsze pozostawanie w bazie – wówczas okres liczy się od dnia takiego potwierdzenia;
• dłuższy okres przechowywania wynika z obowiązku prawnego lub konieczności ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
Optiveum okresowo weryfikuje aktualność i potrzebę dalszego przechowywania danych.
7. Czy podanie danych jest obowiązkowe?
Przekazanie danych Optiveum jest dobrowolne.
W przypadku rekrutacji prowadzonej przez Optiveum na rzecz klienta na stanowisko oparte na umowie o pracę podanie danych w zakresie określonym w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy (imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia) jest wymogiem ustawowym.
Bez podania danych niezbędnych do oceny kandydatury Optiveum może jednak nie mieć możliwości przedstawienia Kandydata w konkretnym procesie rekrutacyjnym lub projektowym.
Wyrażenie zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych jest całkowicie dobrowolne i nie wpływa na możliwość udziału w aktualnym procesie.
8. Wykorzystanie narzędzi AI i zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Optiveum może korzystać z narzędzi informatycznych wspierających wyszukiwanie, organizowanie, porównywanie lub ocenę informacji o Kandydacie.
Optiveum korzysta z asystenta opartego na sztucznej inteligencji (AI) (Claude, dostawca: Anthropic), połączonego z systemem rekrutacyjnym (ATS), w szczególności do analizy i streszczania CV, porównywania profilu Kandydata z wymaganiami projektu, wyszukiwania kandydatów w bazie oraz przygotowywania korespondencji.
Wyniki działania tych narzędzi mają charakter pomocniczy i są każdorazowo weryfikowane przez osobę prowadzącą rekrutację w Optiveum, która dokonuje własnej oceny kandydatury. Narzędzia AI nie decydują samodzielnie o odrzuceniu kandydatury ani o przedstawieniu jej klientowi.
Optiveum nie stosuje narzędzi służących rozpoznawaniu emocji ani analizie mimiki, głosu lub innych danych biometrycznych Kandydata.
Podstawą przetwarzania danych z wykorzystaniem narzędzi AI jest prawnie uzasadniony interes Optiveum polegający na sprawnej i rzetelnej ocenie kandydatur (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Kandydat może wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania – w takim przypadku jego kandydatura zostanie oceniona bez wykorzystania narzędzi AI.
Dostawca asystenta AI przetwarza dane Kandydatów wyłącznie na zlecenie Optiveum, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych i nie jest uprawniony do wykorzystywania ich do trenowania swoich modeli.
Optiveum nie podejmuje jednak wobec Kandydatów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Kandydata skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały w rozumieniu art. 22 RODO. Jeżeli w przyszłości takie decyzje miałyby być podejmowane, Kandydat zostanie o tym uprzednio poinformowany, w tym o zasadach ich podejmowania i będzie miał prawo do uzyskania interwencji człowieka, wyrażenia własnego stanowiska i zakwestionowania decyzji.
9. Jakie prawa przysługują Kandydatowi?
W zakresie przewidzianym przez RODO Kandydat ma prawo do:
• dostępu do swoich danych;
• otrzymania kopii danych;
• sprostowania danych;
• żądania usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO);
• wycofania zgody w dowolnym momencie.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
W celu realizacji swoich praw Kandydat może skontaktować się z Optiveum pod adresem: privacy@optiveum.com
10. Prawo wniesienia skargi
Kandydat ma prawo wniesienia skargi do:
Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
Polska
11. Zgoda na przekazanie danych w konkretnym procesie
Przed przedstawieniem Kandydata klientowi, partnerowi, dostawcy MSP/VMS lub klientowi końcowemu Optiveum uzyskuje od Kandydata zgodę na takie przekazanie.
Zgoda dotyczy procesu, stanowiska lub projektu i może zostać udzielona elektronicznie, w tym poprzez zaznaczenie odpowiedniej odpowiedzi w formularzu rekrutacyjnym lub udzielenie jednoznacznej odpowiedzi „TAK”. Optiveum przechowuje potwierdzenie udzielenia zgody (np. w systemie ATS). Prośba o zgodę zawiera odesłania do polityki prywatności odbiorcy, a w razie przekazania poza EOG – informacje, o których mowa w pkt 5.
12. Zmiany polityki
Optiveum może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, stosowanych systemów lub sposobu realizacji usług rekrutacyjnych i konsultingowych.
Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie internetowej Optiveum.
O istotnych zmianach Polityki Kandydaci, których dane przetwarzamy, zostaną poinformowani drogą elektroniczną.
Data wejścia w życie: 26 października 2026.
CANDIDATE INFORMATION NOTICE / PRIVACY POLICY
1. Data Controller
The controller of your personal data is:
Optiveum sp. z o.o.
ul. Tomasza Zana 43 lok. 2.1
20-601 Lublin, Poland
KRS (National Court Register No.): 0000834436
NIP (Tax ID No.): 7010975729
Contact for matters relating to personal data protection: privacy@optiveum.com
Optiveum has not appointed a Data Protection Officer.
In the remainder of this document, Optiveum sp. z o.o. is referred to as “Optiveum” or the “Controller”.
2. What data do we process?
In connection with recruitment processes and projects carried out by Optiveum, we may process in particular:
• first name and surname;
• contact details, including email address and telephone number;
• information contained in your CV, professional profile or application form;
• information about your professional experience, education, skills, qualifications and certificates;
• information about your availability, financial expectations, preferred form of engagement and location;
• information provided during recruitment interviews and in correspondence;
• links to professional profiles, portfolios or repositories shared by the Candidate;
• information relating to a specific recruitment process or project.
Please do not include special categories of personal data in your CV or other documents, such as information about health, racial or ethnic origin, political opinions, religious beliefs, trade union membership or sex life. If a Candidate provides such data on their own initiative, it will be processed only where necessary for the given process, on the basis of the Candidate’s explicit consent (Article 9(2)(a) GDPR), and, in the case of recruitment conducted on behalf of a client for a position based on an employment contract, in accordance with Article 22¹ᵇ of the Polish Labour Code. In all other cases, such data is deleted without delay.
Optiveum does not collect information about the remuneration the Candidate received from previous employers.
Optiveum does not process personal data relating to criminal convictions and offences (Article 10 GDPR) unless an obligation or entitlement to obtain such data arises from law. If a client or MSP/VMS provider requires such documents from the Candidate (e.g. a criminal record certificate), the Candidate provides them directly to that entity.
Where do we obtain data from?
We obtain data directly from the Candidate. During the process, we may also receive feedback on the candidacy from the client or the MSP/VMS provider (e.g. the outcome of an interview with the client).
3. For what purposes and on what legal basis do we process data?
Personal data may be processed for the following purposes:
a) Conducting a specific recruitment process or qualification for a project
This includes contacting the Candidate, reviewing their experience and qualifications, conducting interviews, assessing their fit for the position or project, and organising further stages of the process.
The legal basis for processing is:
• Article 6(1)(b) GDPR – taking steps at the Candidate’s request prior to entering into a contract – for Candidates who applied or approached Optiveum themselves;
• Article 6(1)(f) GDPR – Optiveum’s legitimate interest in conducting recruitment and consulting activities and matching Candidates to projects – for Candidates whom Optiveum contacted on its own initiative;
• Article 6(1)(a) GDPR – the Candidate’s consent – for data provided by the Candidate on their own initiative that goes beyond what is necessary to assess the candidacy (in the case of recruitment conducted on behalf of a client for a position based on an employment contract – Article 22¹ᵃ of the Polish Labour Code);
• Article 6(1)(c) GDPR in conjunction with Article 22¹ § 1 of the Polish Labour Code – for data that an employer (client) may require in recruitment for a position based on an employment contract.
b) Presenting the candidacy to a client, recruitment partner, MSP/VMS provider or end client
If the Candidate consents to taking part in a specific process, Optiveum may share their CV and other agreed recruitment data with:
• an Optiveum client;
• an entity acting as an intermediary in the process, including a provider of MSP or VMS services or of a platform for managing suppliers and candidates;
• the end client for whom the project or recruitment is being carried out.
The legal basis for sharing the data is the Candidate’s consent – Article 6(1)(a) GDPR.
Before giving consent, the Candidate will be informed to which entity (including through which platform or MSP/VMS provider), in which country, and within which process their candidacy will be presented. Optiveum does not share the Candidate’s data with any of the above entities without the Candidate’s consent. Withdrawal of consent does not affect any sharing that took place before the withdrawal; a recipient that received the data as an independent controller processes it in accordance with its own privacy policy.
c) Participation in future recruitment processes
If the Candidate consents to their data being kept in Optiveum’s database, we may contact them in the future about other job offers, B2B projects or collaboration opportunities matching their professional profile.
The legal basis for processing is Article 6(1)(a) GDPR – the Candidate’s consent.
This consent covers contact regarding future opportunities through the communication channels indicated by the Candidate (telephone, email, SMS, messaging apps). Consent may be withdrawn at any time.
d) Communication and organisation of the process
We may contact the Candidate by telephone, email, SMS, messaging apps and through recruitment systems.
The legal basis for processing is the basis applicable to the purpose for which the contact is made (points a)–c) above).
e) Establishing claims and protecting Optiveum’s rights
Data may be processed for the purpose of establishing, pursuing or defending against claims.
The legal basis is Article 6(1)(f) GDPR, i.e. the Controller’s legitimate interest.
f) Compliance with legal obligations
Where an obligation to process certain data arises from law, the legal basis is Article 6(1)(c) GDPR.
4. Who may we share data with?
Depending on the specific process, recipients of the data may include:
• clients and prospective clients of Optiveum;
• companies for which employees, consultants or contractors are being sought;
• Managed Service Provider (MSP) service providers;
• Vendor Management System (VMS) operators;
• recruitment agencies, intermediaries and business partners involved in the given process;
• end clients to whom services are to be provided;
• ATS providers, including providers of systems supporting the recruitment process;
• providers of hosting, cloud, email, communication and other IT services;
• law firms, accountants, auditors or other professional advisers, where necessary.
Depending on the nature of the relationship, a recipient may act:
• as a processor processing data on behalf of Optiveum, or
• as an independent controller that determines the purposes and means of further processing on its own.
In particular, after receiving a candidacy, an Optiveum client, MSP/VMS provider or end client may process the data as an independent controller in accordance with its own privacy policy and applicable law.
At the Candidate’s request, Optiveum will identify the specific recipients to whom their data has been disclosed.
Optiveum acting as a subcontractor
In some projects, Optiveum acts as a subcontractor to another service provider, MSP provider or VMS platform operator that acts as an intermediary between Optiveum and the end client. In such cases, after obtaining the Candidate’s consent, Optiveum submits the candidacy to that entity’s platform or system, which makes it available to the end client. Before the data is shared, the Candidate will be informed through which entity their candidacy will be presented.
The platform operator and the end client process the Candidate’s data as separate controllers, in accordance with their own privacy policies, a reference to which the Candidate will receive together with the request for consent (point 11); this may include using their own tools to support candidate matching or assessment.
In the event of rectification or erasure of data, restriction of processing or withdrawal of consent, Optiveum will notify the recipients to whom it has disclosed the data, unless this proves impossible or involves disproportionate effort (Article 19 GDPR).
5. Transfers of data outside the European Economic Area
Optiveum works with clients and partners both within and outside the European Economic Area (EEA).
Where a specific professional opportunity requires data to be transferred to a country outside the EEA, Optiveum will ensure that the transfer complies with Chapter V of the GDPR.
Data may be transferred outside the EEA in particular where:
• the Candidate applies for a project carried out for a client based outside the EEA;
• the operator of an MSP/VMS platform or ATS stores data or provides technical support from a country outside the EEA;
• providers of IT services or AI tools used by Optiveum process data outside the EEA (including through remote access).
Depending on the country and the recipient, this may involve in particular:
• a European Commission adequacy decision;
• standard contractual clauses approved by the European Commission;
• the recipient’s certification under the EU-US Data Privacy Framework – for recipients in the United States;
• other mechanisms provided for in the GDPR.
In the absence of an adequacy decision and appropriate safeguards, data may be transferred to a client outside the EEA only in exceptional situations, in particular on the basis of the Candidate’s explicit consent given after being informed of the possible risks arising from the absence of an adequate level of protection (Article 49(1)(a) GDPR), or where the transfer is necessary to take steps at the Candidate’s request prior to entering into a contract (Article 49(1)(b) GDPR).
The Candidate will be informed of any intended transfer of data to a country outside the EEA before it takes place, including the country, the recipient and the mechanism used. The Candidate may obtain a copy of the safeguards applied by contacting Optiveum at the address given in point 1.
Where the recipient is an independent controller, it may also make onward transfers of data in accordance with its own obligations under the GDPR and its privacy policy.
6. How long do we keep data?
Data relating to a specific recruitment process is kept for as long as necessary to conduct that process and then for 12 months after it ends in order to protect against potential claims, and, if a claim is raised, until it is finally resolved.
If the Candidate has consented to participation in future recruitment processes, their data may be kept in Optiveum’s Candidate database for up to 12 months from the last contact with the Candidate (i.e. from the last correspondence, conversation or the Candidate’s participation in a recruitment process), unless:
• the Candidate withdraws consent earlier;
• the Candidate reconfirms consent to remain in the database, in which case the period runs from the date of such confirmation;
• a longer retention period results from a legal obligation or the need to establish, pursue or defend claims.
Optiveum periodically reviews whether data is up to date and whether its further retention is necessary.
7. Is providing data mandatory?
Providing data to Optiveum is voluntary.
In the case of recruitment conducted by Optiveum on behalf of a client for a position based on an employment contract, providing data to the extent specified in Article 22¹ § 1 of the Polish Labour Code (first name and surname, date of birth, contact details, education, professional qualifications, employment history) is a statutory requirement.
However, without the data necessary to assess the candidacy, Optiveum may be unable to present the Candidate in a specific recruitment process or project.
Consenting to participation in future recruitment processes is entirely voluntary and does not affect the ability to take part in the current process.
8. Use of AI tools and automated decision-making
Optiveum may use IT tools that support searching, organising, comparing or assessing information about the Candidate.
Optiveum uses an artificial intelligence (AI) assistant (Claude, provided by Anthropic) connected to its recruitment system (ATS), in particular to analyse and summarise CVs, compare the Candidate’s profile with project requirements, search for candidates in the database and prepare correspondence.
The output of these tools is supportive only and is always reviewed by the person conducting the recruitment at Optiveum, who makes their own assessment of the candidacy. AI tools do not independently decide to reject a candidacy or to present it to a client.
Optiveum does not use tools for emotion recognition or for analysing the Candidate’s facial expressions, voice or other biometric data.
The legal basis for processing data using AI tools is Optiveum’s legitimate interest in assessing candidacies efficiently and reliably (Article 6(1)(f) GDPR). The Candidate may object to such processing, in which case their candidacy will be assessed without the use of AI tools.
The AI assistant provider processes Candidates’ data solely on Optiveum’s behalf, under a data processing agreement, and is not permitted to use it to train its models.
Optiveum does not make decisions about Candidates based solely on automated processing that would produce legal effects concerning the Candidate or similarly significantly affect them within the meaning of Article 22 GDPR. Should such decisions be made in the future, the Candidate will be informed in advance, including of the logic involved, and will have the right to obtain human intervention, to express their point of view and to contest the decision.
9. What rights does the Candidate have?
To the extent provided for by the GDPR, the Candidate has the right to:
• access their data;
• obtain a copy of their data;
• rectify their data;
• request erasure of their data;
• restrict processing;
• data portability;
• object to processing based on legitimate interest (Article 21 GDPR);
• withdraw consent at any time.
Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out before its withdrawal.
To exercise their rights, the Candidate may contact Optiveum at: privacy@optiveum.com
10. Right to lodge a complaint
The Candidate has the right to lodge a complaint with:
President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych)
Personal Data Protection Office (Urząd Ochrony Danych Osobowych)
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warsaw
Poland
11. Consent to sharing data in a specific process
Before presenting the Candidate to a client, partner, MSP/VMS provider or end client, Optiveum obtains the Candidate’s consent to such sharing.
Consent relates to a specific process, position or project and may be given electronically, including by selecting the appropriate answer in a recruitment form or by giving an unambiguous “YES” reply. Optiveum keeps a record of the consent given (e.g. in the ATS). The request for consent includes a reference to the recipient’s privacy policy and, in the case of a transfer outside the EEA, the information referred to in point 5.
12. Changes to this policy
Optiveum may update this Privacy Policy, in particular in the event of changes in law, the systems used, or the way recruitment and consulting services are provided.
The current version of the Policy is published on Optiveum’s website.
Candidates whose data we process will be notified electronically of any material changes to the Policy.
Effective date: 26 October 2026.